Hadira Immobilien GmbH
Elisabethenstrasse 54
4051 Basel
061 303 36 36
www.hadira.ch

Datenschutzerklärung

1. Generelles
Die Hadira Immobilien GmbH, Elisabethenstrasse 54, 4051 Basel, UID CHE-443.282.263 (nachfolgend «Hadira», «wir» oder «uns») ist eine Immobilienverwaltung mit Sitz in Basel (Basel-Stadt). Im Rahmen unserer geschäftlichen Tägkeiten beschaffen und bearbeiten wir Personendaten, insbesondere Personendaten über unsere Kunden, verbundene Personen, Dienstleister mit denen wir zusammenarbeiten, Behörden. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir über diese Datenbearbeitungen.
Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder, Vertreter oder sonsitge verbundene Personen) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechtlich verantwortlich:
Hadira Immobilien GmbH
Elisabethenstrasse 54
4051 Basel
UID CHE-443.282.263
info@hadira.ch

3. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir welche Ihrer Daten?
Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, www.hadira.ch verwenden (nachfolgend «Website»), oder sonst mit uns zu tun haben, beschaffen und bearbeiten wir verschiedene Kategorien Ihrer Personendaten. Grundsätzlich können wir diese Daten insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen und sonst bearbeiten:
– Kommunikation: Wir bearbeiten Personendaten, damit wir mit Ihnen sowie mit Dritten, über EMail, Telefon, brieflich oder anderweitig kommunizieren können (z.B. zur Beantwortung von Anfragen sowie für die Vertragsanbahnung oder -abwicklung). Wir setzen sodann bestimmte IT-Dienstleistungen sowie Kommunikationsmittel ein, welche mit Datensicherheitsrisiken verbunden sind (z.B. unverschlüsselte E-Mail, Videokonferenzen).
– Anbahnung und Abschluss von Verträgen: Im Hinblick auf den Abschluss eines Vertrags, wie insbesondere eines Vertrags zur Begründung eines Mietverhältnisses, können wir insbesondere folgende Daten erheben: Namen, Kontaktdaten, Zivilstand, Geburtsdatum, Heimatort, Ausweisdaten, Informationen zur aktuellen Beschäftigung, Angaben zu Kindern, Haustieren und Fahrzeugen, Einkommensverhältnisse, bisherige Vermieterschaft, Referenzen, Vollmachten, Einwilligungserklärungen, Informationen über Dritte (z.B. Kontaktpersonen, Angaben zur Familie), Vertragsinhalte, Abschlussdatum, Informationen betr. Aufenthaltsberechtigung, Haftpflichtversicherungsnachweis, Bonitätsdaten sowie alle weiteren Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir aus öffentlichen Quellen oder von Dritten erheben (z.B. Handelsregister, Betreibungsregister, Wirtschaftsauskunfteien, Sanktionslisten, Medien, Rechtsschutzversicherungen oder aus dem Internet).
– Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, damit wir unsere gesetzlichen und vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden und anderen Vertragspartnern (z.B. Lieferanten, Dienstleister, Projektpartner) einhalten und insbesondere die vertraglichen Leistungen erbringen und einfordern können. Dazu gehören auch die Datenbearbeitung zur Verwaltung der Immobilien sowie die Datenbearbeitung zur Durchsetzung von Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), die Buchführung und die öffentliche Kommunikation (sofern erlaubt).
Hierfür bearbeiten wir insbesondere die Daten, welche wir im Rahmen der Anbahnung, des Abschlusses und der Abwicklung des Vertrags erhalten oder erhoben haben sowie Daten, die wir im Rahmen unserer vertraglichen Leistungen erstellen oder die wir aus öffentlichen Quellen oder von sonstigen Dritten (z.B. Behörden, Auskunftsdiensten, Medien oder aus dem Internet) erheben.
Zu diesen Daten können insbesondere Gesprächsprotokolle, Notizen, interne und externe Korrespondenz, Vertragsdokumente, Hintergrundinformationen über Sie oder sonstige Personen sowie weitere Informationen wie Leistungsnachweise, Rechnungen sowie Finanz- und Zahlungsinformationen gehören.
– Betrieb unserer Website: Um unsere Website sicher und stabil betreiben zu können erheben wir technische Daten, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem und Einstellungen Ihres Endgeräts, die Region, den Zeitpunkt und die Art der Nutzung. Zudem verwenden wir Cookies und ähnliche Technologien.
– Stellenbewerbung: Wenn Sie sich bei uns für eine Stelle bewerben, beschaffen und bearbeiten wir die entsprechenden Daten zum Zweck der Prüfung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei erfolgreichen Bewerbungen für die Vorbereitung und den Abschluss eines entsprechenden Vertrags. Dazu bearbeiten wir neben Ihren Kontaktdaten und den Angaben aus der entsprechenden Kommunikation insbesondere auch die in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Daten und die Daten, wie wir zusätzlich über Sie beschaffen können, bspw. aus berufsbezogenen sozialen Netzwerken, dem Internet, den Medien und aus Referenzen, falls Sie einwilligen, dass wir Referenzen einholen. Die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis ist Gegenstand einer separaten Datenschutzerklärung.
– Weitere Zwecke: Zu weiteren Zwecken gehören z.B. Schulungs- und Ausbildungszwecke sowie administrative Zwecke (z.B. die Buchhaltung).

4. Woher stammen die Daten?
– Von Ihnen: Der Grossteil der von uns bearbeiteten Daten geben Sie (oder Ihr Endgerät) uns selbst bekannt (z.B. im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen, der Nutzung unserer Website oder der Kommunikation mit uns). Sie sind zur Bekanntgabe Ihrer Daten mit Ausnahmen in Einzelfällen (z.B. gesetzliche Verpflichtungen) nicht verpflichtet. Wenn Sie jedoch beispielsweise mit uns Verträge schliessen oder unsere Leistungen beanspruchen wollen, müssen Sie uns gewisse Daten bekanntgeben.
Auch die Verwendung unserer Website ist ohne eine Datenbearbeitung nicht möglich.
– Von Dritten: Wir können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Betreibungsregister, Medien oder dem Internet inkl. Social Media) entnehmen oder erhalten diese von (i) Behörden, (ii) Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, der mit uns entweder in einer geschäftlichen Beziehung steht oder anderweitig zu tun hat, sowie von (iii) sonstigen Dritten (z.B. Kunden, Rechtsschutzversicherungen, Kreditauskunfteien, Adresshändler, Verbände, Vertragspartner, Internet-Analysedienste). Dazu gehören insbesondere die Daten, die wir im Rahmen der Anbahnung, dem
Abschluss und der Abwicklung von Verträgen bearbeiten sowie Daten aus der Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, aber auch alle anderen Kategorien von Daten gemäss Ziff. 3.

5. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?
Im Zusammenhang mit den in Ziff. 3 aufgeführten Zwecken übermitteln wir Ihre Personendaten insbesondere an die untenstehenden Kategorien von Empfängern. Sofern erforderlich, holen wir dafür Ihre Einwilligung ein.
– Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die (i) in unserem Auftrag (z.B. IT-Provider), (ii) in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder (iii) in eigener Verantwortung Daten bearbeiten, die sie von uns erhalten oder für uns erhoben haben. Zu diesen Dienstleistern gehören z.B. IT-Provider, Energieversorger, Dienstleister für Nebenkostenabrechnungen, Banken, Versicherungen, Inkassofirmen, Wirtschaftsauskunfteien, Adressprüfer, Anwaltskanzleien oder Beratungsunternehmen. Wir vereinbaren mit diesen Dritten in der Regel Verträge über die Nutzung und den Schutz der Personendaten.
– Behörden: Bei einem Mieterwechsel werden Ihre Daten an die zuständigen Einwohnerdienste übermittelt.
– Eigentümerschaft der Immobilien: Im Rahmen unserer Verwaltungstätigkeiten übermitteln wir Ihre Daten an die jeweilige Eigentümerschaft der Immobilien.
– Mietinteressenten: Für die Vereinbarung von Besichtigungsterminen kann es vorkommen, dass wir Ihre Kontaktdaten an interessierte Personen weiterleiten, damit diese direkt mit Ihnen in Kontakt treten können. Dies nur nach vorherigem Einverständnis.
– Weitere Personen: Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 3 ergibt. Das betrifft z.B. von Ihnen angegebene Lieferadressaten oder Zahlungsempfänger, Dritte im Rahmen von Vertretungsverhältnissen (z.B. Ihr Anwalt oder Ihre Bank) oder an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Geschäfte, Betriebsteile, Vermögenswerte (insbesondere Immobilien) und Unternehmen verkaufen oder erwerben oder Partnerschaften eingehen, was auch die Bekanntgabe von Daten (auch von Ihnen, z.B. als Mieter oder Lieferant oder als deren Vertreter) an die an diesen Transaktionen
beteiligten Personen zur Folge haben kann. Im Rahmen der Kommunikation mit unseren Mitbewerbern, Branchenorganisationen, Verbänden und weiteren Gremien kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die Sie betreffen.
Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch besstmmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.). Wir haben Ihre Rechte in Ziff. 7 aufgeführt.

6. Gelangen Ihre Personendaten auch ins Ausland?
Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), je nach Fall – beispielsweise über Unterauftragsbearbeiter unserer Dienstleister – aber potenziell in jedem Land der Welt.
Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, werden wir Personendaten basierend auf Standardvertragsklauseln bekanntgeben, oder wenn es zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen notwendig ist, soweit der Empfänger nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt. Auch können wir Personendaten in ein Land ohne angemessenen Datenschutz bekanntgeben, ohne dafür einen eigenen Vertrag zu schliessen, wenn wir uns hierfür auf eine Ausnahmebestimmung stützen können.
Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn die Abwicklung eines Vertrags, der in Ihrem Interesse ist, eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben, oder die Einholung Ihrer Einwilligung innerhalb angemessener Frist nicht möglich ist und die Bekanntgabe notwendig ist, um Ihr Leben oder Ihre körperliche Unversehrtheit oder diejenige eines Dritten zu schützen, oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.
Wir stützen uns unter Umständen auch auf die Ausnahme für Daten aus einem gesetzlich vorgesehenen Register (z.B. Handelsregister), in das wir berechtigterweise Einblick erhalten haben. Wir stützen uns unter Umständen auch auf die Ausnahme für Daten aus einem gesetzlich vorgesehenen Register (z.B. Handelsregister), in das wir berechtigterweise Einblick erhalten haben.

7. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können nach anwendbarem Recht insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personendaten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen.
Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff. 2. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, falls nötig).
Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir behalten uns vor, Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.

8. Wie bearbeiten wir Personendaten auf Online-Plattformen?
Wir nutzen verschiedene Plattformen, wobei die Identität und Kontaktdaten in der jeweiligen Datenschutzerklärung des Plattformbetreibers in der abrufbar sind. Einige der Plattformbetreiber befinden sich möglicherweise ausserhalb der Schweiz. Informationen zur Datenbekanntgabe ins Ausland finden Sie unter Ziff. 6.

9. Was ist weiter zu beachten?
Wir gehen nicht davon aus, dass die EU-Datenschutzgrundverordnung («DSGVO») in unserem Fall anwendbar ist. Sollte dies jedoch ausnahmsweise für bestimmte Datenbearbeitungen so sein, so gilt ausschliesslich für die Zwecke der DSGVO und der ihr unterliegenden Datenbearbeitungen zusätzlich diese Ziff. 9.

Wir stützen die Bearbeitung Ihrer Personendaten insbesondere darauf, dass
– sie wie in Ziff. 3 beschrieben erforderlich ist für die Anbahnung und den Abschluss von Verträgen und dessen Verwaltung und Durchsetzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
– sie erforderlich ist zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten wie in Ziff. 3 beschrieben, namentlich für die Kommunikation mit Ihnen oder Dritten, um unsere Website zu betreiben, für die Verbesserung unserer elektronischen Angebote und die Registrierung für bestimmte Angebote und Dienstleistungen, für Sicherheitszwecke, für die Einhaltung schweizerischen Rechts und interner Regularien für unser Risikomanagement und die Unternehmensführung und für weitere Zwecke wie etwa Schulung und Ausbildung, Administration, Beweis- und Qualitätssicherung, Organisation, und zur Wahrung weiterer berechtigter Interessen (dazu Ziff. 3) (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO);
– sie aufgrund unseres Auftrags oder unserer Stellung nach dem Recht des EWR bzw. eines Mitgliedsstaats gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder erforderlich ist, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder jene von anderen natürlichen Personen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO);
– Sie in die Bearbeitung separat eingewilligt haben, bspw. über eine entsprechende Erklärung auf unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Wir weisen Sie darauf hin, dass wir Ihre Daten grundsätzlich so lange bearbeiten, wie es unsere Bearbeitungszwecke (vgl. Ziff. 3), die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen, insbesondere zu Dokumentations- und Beweiszwecken, es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen). Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten oder technische Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten grundsätzlich nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe und in Einklang mit unserer Aufbewahrungsrichtlinie.
Sofern Sie bestimmte Personendaten nicht nennen, kann dies dazu führen, dass die Erbringung der damit zusammenhängenden Dienstleistungen oder ein Vertragsabschluss nicht möglich ist. Wir geben grundsätzlich an, wo von uns verlangte Personendaten zwingend sind.
Das in Ziff. 7 festgehaltene Recht einer Bearbeitung Ihrer Daten zu widersprechen gilt insbesondere bei Datenbearbeitungen zum Zwecke des Direktmarketings.
Sofern Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie uns das bitte mit (vgl. Kontaktangaben in Ziff. 2). Wenn Sie sich im EWR befinden, haben Sie zudem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren. Eine Liste der Behörden im EWR finden Sie hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_de.

10. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?
Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.